導入事例

柔軟な拡張性

クラウド型ならではの"段階的な機能追加"で手書き台帳から
システム化を推進

箱根・強羅温泉
強羅花壇様

お話をお伺いした方：営業企画　光永己積様

緑豊かな国立公園の中、由緒ある旧閑院宮別邸緑地に立地する強羅花壇様。伝統的な「和」の素材を用いながら現代的な感覚で構築された館、象徴的な階柱、四季折々の旬の素材を活かした本格料亭懐石。まるで自然の中にいるような開放感と安らぎを感じる客室すべてにテラスが設けられ、昨今失われつつある暖かな「和のおもてなし」が、国内外問わず高い評価を受けています。

導入事例概要

ご利用機能

フロント会計
顧客管理
予約管理
Web連動
売掛管理
POS連動

課題と効果

台帳管理からシステム管理への切り替え。: ▶; オンライン予約増加に対応したシステム環境を整備。

急なシステム化は負担が大きい。: ▶; クラウド型の特長の一つである「拡張性」を生かし、段階的な機能追加で無理なくシステム化を実現。

データ連携で業務の効率化をはかりたい。: ▶; データ連携により予約、経理、フロント業務の負荷が軽減。大幅な業務効率改善を実感。

台帳管理からシステム管理へ。段階的に機能追加ができる拡張性が魅力

強羅花壇様が従来の手書き台帳からのシステム化に伴い、INCHARGE 7の導入を決めたのは、2010年2月のことでした。
「時代が電話予約からインターネット予約に推移している中、手書き台帳管理からシステムによる管理体制を構築した方が業務効率化につながることと、施設内でのサーバー管理より、汎用性の高いクラウドシステムへの移行に関心を持ったことがきっかけでした」

その理由をシステム担当・光永様はこう語られます。　以前からフロント会計システムをお使いでしたが、予約通知端末との連動はせず、予約情報は紙の台帳で管理されていました。

「新システムの導入については、必要性は感じながら抵抗感もありました。システムの変更に伴って、従来の業務の流れを根底から変えなければなりません。慣れるまでに時間がかかり、現場のとまどいも予想されたからです」
じっくり検討した上で出した結論は、INCHARGE 7の段階的な機能追加でした。

操作画面 — 「残室管理」画面（宿泊施設様の実際の画面とは異なります）
リアル・ネットエージェント在庫を一元管理することができます。

業務の大幅な効率化を実感。現場理解を深め、次の課題解決へ

一般的なクライアント・サーバー型のシステムより、必要な機能を選べ、後から追加もできる。そんなINCHARGE 7の拡張性は、システムを導入する側にとって大きなメリットといえます。たとえば初期投資を抑えたい場合、最小限の機能から始め、必要に応じて機能を増やすことができるからです。

強羅花壇様におけるINCHARGE 7導入も、まずは「フロント会計」と「顧客管理」からスタート。その後「予約管理」と「Web連動」を追加導入。続いて「売掛管理」と「POS連動」が追加されました

「自社予約システムの導入やネットエージェントからの送客を見据え、WEB連動は業務上必須と判断しました。手書き台帳管理からオンライン管理に変わり、TL-リンカーンからの予約通知も連動したことで、残室がINCHARGE 7上で把握できるようになり予約がスムーズになりましたね。POS管理についても、導入前のように部屋掛けや売店、ラウンジの売上伝票をフロントで再度入力する手間がなくなり、全体として大幅な業務の効率化につながっている実感があります」
一方で、改善すべき点も残っています。「業務上の連携がうまくいっていない部分もあり、たとえば売掛管理機能などはもっと有効に活用できないかと考えています」

充実したサポート体制が館内各部署の相互理解を促進

どんなに素晴らしいシステムでも、施設様の事情を理解した上で活用方法を提案しなければ効果は発揮されません。同館にとって心強いパートナーとなっているのが充実したサポート体制です。

強羅花壇様におけるINCHARGE 7導入も、まずは「フロント会計」と「顧客管理」からスタート。その後「予約管理」と「Web連動」を追加導入。続いて「売掛管理」と「POS連動」が追加されました

「自社予約システムの導入やネットエージェントからの送客を見据え、WEB連動は業務上必須と判断しました。手書き台帳管理からオンライン管理に変わり、TL-リンカーンからの予約通知も連動したことで、残室がINCHARGE 7上で把握できるようになり予約がスムーズになりましたね。POS管理についても、導入前のように部屋掛けや売店、ラウンジの売上伝票をフロントで再度入力する手間がなくなり、全体として大幅な業務の効率化につながっている実感があります」
一方で、改善すべき点も残っています。「業務上の連携がうまくいっていない部分もあり、たとえば売掛管理機能などはもっと有効に活用できないかと考えています」

担当営業メッセージ

INCHARGE 7によるデータ連携を活かし、価値ある提案を

PMS事業部　金子邦彦

日本を代表する高級旅館である強羅花壇様に、システムをご利用いただいていることは私たちの誇りです。INCHARGE 7導入当初から、スタッフの方々が業務改善に向け取り組まれた結果、多くの機能追加にもつながり、さらなる新しい目標に向かって着実に歩んでいただいていることを実感しています。システムをご利用いただいている強羅花壇様の皆様に、業務効率化を喜んでいただいていることも励みになっています。
システムはデータ連携が進むほど、その有用性が格段に向上していきます。今後もスタッフの方々からニーズをうかがいながら、強羅花壇様の業務改善にINCHARGE 7を活用していただけるよう、運用提案を行っていきたいと考えています。

ご紹介の事例に関する内容はこちらから

４つの特長「コスト削減」: 必要な機能を選んで、後から追加もできる「拡張性」等、合理的なシステム構成をご説明します。
Web連動: リアルとネットの一元管理による販売強化をご説明します。